DÉPLOIEMENT D'UN OUTIL DE REPORTING RH (VBA EXCEL)

CONTEXTE D'INTERVENTION Le projet se déroule dans une structure publique d'Ile-de-France. Dans le cadre du laboratoire d’innovation publique, ce projet vise à simplifier la gestion RH de proximité des structures administratives en centralisant l'ensemble des données nécessaires à cette gestion quotidienne. Cette centralisation se fait dans un fichier de calcul (tableur Excel) recensant divers entrepôts de données : structure, identité, contacts, situation familiale, carrière, mobilités, GPEEC, entretiens professionnels, formations, congés, santé, … L’outil devra être modulable, au regard des besoins de chaque service. Ce projet répondra principalement aux attentes des secrétariats généraux de Directions Départementales Interministérielles, mais pourra également être utilisé par les structures de population ministérielle à la recherche d’un outil simple pour la gestion RH de proximité. Il permettra de répondre aux sollicitations des agents de la structure, aux enquêtes et commandes diverses (bilan social notamment) adressées par les donneurs d'ordre extérieurs et aux attentes de la direction en matière de pilotage RH. STADE D'AVANCEMENT DU PROJET Une première version de l'outil a été développée. Ce prototype, finalisé à environ 80 %, comprend d’ores et déjà 10 entrepôts de données relatifs : - aux données générales de l'agent ; - aux contacts en cas d'urgence ; - aux enfants ; - à la carrière ; - à la mobilité ; - aux entretiens professionnels ; - à la formation ; - au matériel mis à disposition des agents (téléphones, badges, …). Par ailleurs 5 onglets statistiques (temps de travail, mobilités, effectif, ancienneté sur le poste et pyramide des âges) ont été créés pour permettre de visualiser les données collectées. ENVIRONNEMENT TECHNIQUE Microsoft Excel (VBA) TRAVAUX A REALISER 1. Finaliser la partie « statistiques » de l’outil : permettre la génération automatique de tous types de tableaux statistiques et graphes à partir des données collectées dans les entrepôts de données, et rendre l’interface actuelle plus ergonomique 2. Élaborer les guides utilisateurs et les guides de procédures 3. Suivre la mise en œuvre en intégrant un petit lot d’évolutions demandées par les premières personnes qui expérimenteront l’outil et solutionner les dysfonctionnements éventuels 4. Élaborer les interfaces selon les évolutions de l’outil : intégrer des alarmes en fonction des échéances (par exemple, déclenchement d’une alarme lorsque la date limite de saisie d’un type de donnée approche) et permettre un contrôle de cohérence (vérifier que certaines données obligatoires aient été remplies, vérifier que les données sont cohérentes entre elles) 5. Accompagner le déploiement de l’outil sur les sites pilote (c'est-à-dire, différents services administratifs qui auront envie d'expérimenter l'outil). Un cahier des charges sera fourni au démarrage de la mission. DONNEES D'ENTREE Données statistiques de chaque structure. Prototype du fichier finalisé à 80% LIVRABLES SOUHAITES Fichier tableur + guides utilisateurs et guides de procédure PROFIL DE L'EXPERT RECHERCHE Expérience en développement en VBA sur Excel DEROULEMENT DE LA MISSION Démarrage dès que possible.